V minulých článcích jsem se zaměřovala na delegování – proč je dobré a jak na něj. Tentokrát bych se chtěla věnovat tématu, které s delegováním úzce souvisí. Jak komunikovat, když chcete předat úkol, nebo dokonce zavádět změny? Nástroj o šesti krocích můžete použít v obou situacích, výrazně vám usnadní komunikaci a zvýší úspěšnost.
Na co si dát pozor?
Na úvod si pojďme říct, že plánovaný rozhovor o předání úkolu může zkomplikovat nebo úplně ukončit mnoho situací. Jde třeba o tzv. konfrontační komunikaci, o které jsem se rozepsala v článku Čím spolehlivě odstartujete konfrontační rozhovor.
Dále mohou rozhovor ovlivnit emoce, a to hlavně ty negativní a přehnané. Emocím jsem věnovala článek Proč je důležité zastavit se, pokud jsme v negativních emocích. Za zmínku určitě stojí další případy jako neporozumění, nesouhlas apod. Jak tomu tedy zabránit a dojít k cíli?
V následujících řádcích vás provedu 6 komunikačními kroky, díky kterým úspěšně předáte jakékoliv úkoly. Je pro mě důležité, abychom si celý postup vykládali stejně, proto dodávám příklad, na kterém si vše ukážeme. Záměrně vybírám opravdu jednoduchý a možná i úsměvný úkol: Představte si, že ve své firmě chcete zavést změnu – od prvního dne v měsíci budou všichni zaměstnanci na pracovišti chodit v papučích.
1. Myslet neznamená říct
Chybujeme, když se domníváme, že ostatní něco ví, nebo je to obecně známé a není potřeba to komunikovat. Můžeme mít dokonce pocit, že jsme to už řekli. To, že myslíme, ale ještě neznamená, že jsme to řekli. Je důležité o tom mluvit, připomínat a opakovat. Doporučuji si udělat přípravu rozhovoru a projít si všechny body. Cílem je, abychom při rozhovoru řekli všechno, co chceme sdělit.
Pomoct nám může kontrolní otázka: Co si myslíme, že se od nás očekává?
V našem úkolu by to vypadalo třeba takto: Svoláte všechny zaměstnance na ranní snídani, uděláte si přípravu, takže víte, co chcete říct a to i řeknete. Např. „Od 1. dubna chceme, aby všichni zaměstnanci v práci chodili v papučích. Chceme tím udržovat čistotu ve firmě s co nejmenšími náklady na úklid.” A co se od nás očekává? „V práci se budeme přezouvat a chodit v papučích.”
2. Říct neznamená vědět
Někdy se může stát, že komunikujeme ve chvíli, kdy nejsou k dispozici všichni, kterých se to týká. A to, že jsme něco řekli, ještě neznamená, že nás všichni slyšeli. S tím nám může pomoci třeba zápis ze schůzky, který pošleme všem do e-mailu, firemní newsletter apod. U mimořádně důležitých sdělení doporučuji vybrat takový nástroj, se kterým si ověříme, že sdělení došlo opravdu všem.
Položme si vždy otázku: Vědí o tom všichni potřební?
Na naší společné snídani má někdo dovolenou, další je služební cestě, takže se o novém pravidlu o přezouvání do papučí nedozví. Proto ještě raději pošleme všem hromadný e-mail, ve kterém shrneme, co jsme řekli.
3. Vědět neznamená rozumět
Co jsme chtěli jsme řekli a všichni to vědí. To ale neznamená, že tomu všichni rozumí. Je to tak, proto je potřeba ověřovat. Hodně pomáhá, když si i ostatní potvrzují, že to, co jsme řekli, pochopili správně.
Odpovězme na otázku: Co to pro vás bude znamenat?
Slyšíme kolem sebe věty typu „musím si koupit nové papuče”, „musíme na firmě vytvořit prostor pro přezůvky” – pokud to bylo naším záměrem, pak je to v pořádku. Jestliže ale slyšíme odpovědi typu „komu mám nahlásit velikost přezůvek?”, udělali jsme zřejmě chybu v kroku č. 1 a všichni teď předpokládají, že firma nakoupí přezůvky, což naším záměrem nebylo.
4. Rozumět neznamená souhlasit
Tento bod je za mě velmi důležitý. Je totiž mýlkou domnívat se, že když něčemu lidé rozumí, rovnou s tím i souhlasí. Určitě mi dáte za pravdu, že formální či zdvořilostní souhlas také není řešením. To poslední, co bychom zřejmě chtěli, je, aby lidé dělali něco, s čím vnitřně nesouhlasí.
Otázka zní: Co konkrétně vám tato změna přinese?
Právě teď očekáváme, že si každý ve změně najde nějaký přínos. Například: „nebudu muset sedět na pracovišti celý den v kozačkách” apod. Jestliže zjistíme, že lidé nedokážou najít odpověď, možná by bylo dobré vrátit se na začátek a zamyslet se nad tím, jestli nenajdeme lepší řešení.
5. Souhlasit neznamená dělat
I když ostatní našemu sdělení rozumí a dokonce s ním souhlasí, neznamená to, že ho budou provádět. Je potřeba opravdu realizovat.
Položme otázku: Jaký bude váš první krok?
Přecházíme ke konkrétním krokům a jejich realizaci. V našem úkolu to může být třeba nákup nových papučí.
6. Dělat neznamená dělat pořád
Možná největším oříškem je právě poslední krok – nový úkol zavést jako opakující se rutinu. Ač s naším rozhodnutím lidé souhlasí a udělají ho poprvé, podruhé, neznamená to, že to tak zůstane napořád. Mohli byste namítat, že pokud lidé vidí smysl v daném úkolu, tak ho budou opakovat. Bohužel tomu tak není.
Poslední otázka: Jakým způsobem to budeme kontrolovat?
V našem příkladě bychom měli navrhnout způsob kontroly, který zaměstnanci akceptují, např. kontrola čistoty koberců a podlah.
* * * *
Věřím, že pro vás byl článek zajímavý a tipy co nejdříve vyzkoušíte. Dejte mi vědět na Facebooku, jak se vám líbil.