Z předchozího článku už víte, co je tkaničkový syndrom a jestli trápí i vás. Ukázali jsme si, že i přes naše osobní bariéry a přesvědčení má delegování spoustu přínosů pro firmu, manažery i zaměstnance a měli bychom tak práci delegovat. V dnešním článku vám ukážu, jak začít a jak delegovat správně.
Předpoklady manažera
Aby bylo delegování efektivní, měl by manažer splňovat určité nároky. V první řadě je potřeba mít perfektní přehled o obsahu své práce. Jen tak jsme schopni rozhodnout, kterou práci můžeme delegovat, a kterou ne. Kromě toho je dobré mít výborný přehled o svých podřízených – co dělají, jaké jsou jejich možnosti a kompetence, jaký je jejich potenciál apod.
Pokud neumíme dobře zadávat práci a úkoly, může to mít zásadní dopad na celé delegování. Naší kompetencí v roli manažera by mělo být umění plánovat, a to nejen směrem k sobě, ale především směrem k delegovanému zaměstnanci a celému týmu.
A teď už k samotnému postupu – správné delegování spočívá v 6 krocích:
1. Analýza obsahu práce
V první řadě je potřeba si udělat jakýsi audit toho, co naše práce zahrnuje. Audit je pro celé delegování klíčový. Výsledkem budou dvě hromádky práce – ta, kterou můžeme dělat jen my, manažeři (tj. není možné ji delegovat), a ta, kterou mohou dělat ostatní (tj. je možné ji delegovat).
Osobně se mi při rozdělování činností do těchto dvou hromádek osvědčilo soustředit se na celkové cíle týmu a na typy povinností a odpovědnosti při jednotlivých úkolech.
2. Optimalizace práce k delegování
V hromádce práce, kterou můžeme delegovat, bychom měli mít veškerou práci k delegování. To ale ještě neznamená, že ji všechnu budeme delegovat. Zatím budeme jen vybírat. K delegování se obecně hodí:
- práce, která umožňuje rozvoj podřízených,
- rutinní úkoly, které pracovníkům umožní zvýšit rozsah dosavadních pravomocí,
- práce, kterou dokáží ostatní udělat lépe (efektivněji, rychleji) než my,
- motivací bude i práce, která zpestří dosavadní práci zaměstnanců.
3. Revize práce k delegování
Záměrně tento krok přidávám, protože jsem se ve své praxi setkala s tím, že manažer delegoval na svého podřízeného rozhovory 1+1 se svými podřízenými. Je to možná až k neuvěření, ale opravdu se to stalo. Pojďme si proto říct, co do delegované práce rozhodně nepatří:
- manažerská práce, tj. hodnocení pracovníků, hodnotící pohovory, 1+1, zadávání úkolů apod.,
- strategické úkoly typu nastavování vize a cílů oddělení, nastavování identity týmu atd.,
- práce s citlivými a intimními daty, tedy práce, které jsou z naší pozice manažera nepřenositelné,
- pokud máme v této hromádce práci, která nás motivuje, naplňuje nebo jakkoliv těší, můžeme ji vyjmout a nedelegovat.
4. Zmapování jednotlivých úkolů
Před předáním úkolů pracovníkovi je potřeba úkoly jasně zmapovat. Zaměřit bychom se měli minimálně na tyto oblasti:
- Jaký je cíl úkolu? Čeho má být dosaženo? Jaká máme očekávání a jaký očekáváme výstup?
- Jaká rozhodnutí a jaké pravomoce jsou k dosažení úkolu nezbytné?
- Jaká informace a data vstupují do úkolu a co je třeba znát k dokončení úkolu?
- Jací lidé, pracovníci se budou do úkolu zapojovat?
- Budeme mít potřebu úkol kontrolovat? Jak tuto kontrolu budeme provádět? Co chceme kontrolovat (průběžné termíny, rozpočet apod.)?
5. Výběr zodpovědného pracovníka
Jak už jsem zmiňovala, výběr pracovníka pro delegovaný úkol je velmi náročný. Potřebujeme totiž optimálně spojit delegovanou práci s tím nejvhodnějším pracovníkem, což nemusí být hned jasné. Můžeme si pomoci těmito otázkami:
- Kdo má prostor přijmout novou práci?
- Kdo má zájem naučit se něco nového?
- Kdo má potřebné kompetence daný úkol provádět?
- Komu by delegovaná práce mohla pomoci v jeho profesním růstu?
- Komu by delegovaná práce usnadnila moji zastupitelnost?
6. Rozhovor k delegované práci
Už máme jasno v tom, jaké úkoly chceme předat a komu. Nastává tedy samotné předání práce. Ani tento krok není jednoduchý a z mých zkušeností tu můžeme napáchat nejvíce škod. Při rozhovoru totiž může dojít k mnoha překážkám, na které chystám zvláštní článek. Nicméně cílem našeho rozhovoru o delegovaném úkolu je vždy:
- co nejlépe pracovníkovi vyjasnit naše očekávání (od provedení úkolu až po samotný výsledek),
- prodiskutovat smysl a důležitost úkolu, termínu apod.,
- podpořit zodpovědného pracovníka,
- předat všechny informace, které podřízený k novému úkolu potřebuje,
- ujasnit si pravomoce, které pracovníkovi předáváme,
- dohodnout se na způsobu kontroly apod.
Jestliže se nám podaří projít všemi kroky, máme dobře nakročeno k tomu, že se naše delegování podaří. Nejlepší odměnou delegování je prostor pro naše další činnosti, fungující zastupitelnost a motivovaní a rozvíjející se zaměstnanci. Může se stát, že takové výsledky nevidíme, pak je možné, že jsme v některém kroku udělali chybu.
* * * *
Aby nám postup fungoval, je dobré si osvojit i další témata – nekonfrontační rozhovor, aktivní naslouchání, bariéry v rozhovoru, úvod do delegování a nepozornost v rozhovoru. Jestli už máte nastudováno, pronikněte ještě hlouběji s dalšími články:
Téma vlivu přesvědčení na náš život s vámi ráda zkonzultuji. Pořádám také workshopy na téma Jak vnést inteligenci do emocí. Neváhejte se mi ozvat.