V dnešní době existuje mnoho způsobů, jak rozšířit a zlepšit vztah se zaměstnancem. Ideálním nástrojem je rozhovor 1+1, tedy jeden na jednoho. Proč ho používat a jak na to?
Proč potřebujeme udržovat vztah se zaměstnancem?
Osobní rozhovor slouží k udržování a prohlubování vztahu s našimi přímými podřízenými. Říkáte si, k čemu je to potřeba? Každý z nás má jakousi vztahovou potřebu. Jejím cílem je mít možnost milovat a být milován.
Jestliže tuto potřebu nemáme naplněnou a náš vztah není dobrý, je pravděpodobné, že se podřízený bude soustředit spíše na náš vztahový problém než na svůj pracovní výkon. A to my samozřejmě nechceme.
Vztahová potřeba má 4 pilíře, na které bychom měli myslet:
- Hodnota – dáváme zaměstnanci najevo, že pro nás má hodnotu (věnujeme mu čas, sledujeme ho, hodnotíme ho, dáváme mu zpětnou vazbu apod.)
- Význam – zaměstnanec ví, že pro nás má přínos (dáváme mu najevo, že má určité kvality, vědomosti, znalosti, zkušenosti)
- Bezpečí – dáváme zaměstnanci znát, že to s ním myslíme dobře (má v nás důvěru a cítí se s námi v bezpečí)
- Intimita – pro zaměstnance je v pořádku, že o něm víme něco víc než ostatní
Proč právě 1+1?
Kromě zlepšování vztahu se zaměstnancem využíváme rozhovor ke zpětné vazbě z obou stran. Chceme znát odpovědi na otázky typu: Jak vnímá nadřízený podřízeného a naopak? Má zaměstnanec vše potřebné k práci? Nezasekl se na nějakém úkolu? Nebojí se něčeho? Zvládá to? Odevzdá zadanou práci? Jaká má očekávání a co se chce naučit? Stejně tak získáváme zpětnou vazbu na nás – je něco, co nám chce zaměstnanec říct?
Dalším cílem rozhovoru je udržet přehled nad výkonem zaměstnance. Pokládáme otázky typu: Na čem jsi pracoval a jak se ti to dařilo? Co jsi se na tom naučil? Na čem pracuješ teď? Daří se ti to? Je něco, co se u tohoto úkolu chceš naučit? Otázky a cíle se odvíjí od toho, jak pracujeme se zaměstnanci, zda používáme talent management apod.
Je nutná příprava?
Přípravou je pro nás sledování zaměstnance. Měli bychom ho sledovat po celou dobu působení ve firmě. Pokud to neděláme, těžko ho můžeme hodnotit. Je to jako bychom chtěli studentovi dát na vysvědčení známku, kterou nemáme čím zdůvodnit, protože jsme ho průběžně nehodnotili.
Doporučuji si z rozhovorů 1+1 dělat zápisy. Vždy pro mě byly cenné, především u hodnotících pohovorů. Měla jsem například důvody pro schválení či neschválení zvýšení mzdy apod.
Jak často a jak dlouho?
Standardní frekvence rozhovorů je jednou týdně. Setkávám se i s dvoutýdenní frekvencí, v té však vidím riziko. Zkuste si představit, co všechno se stane za 14 dní. Raději proto volím kratší čas setkání a udržuji rozhovory na týdenní frekvenci.
Na 1+1 si vyhrazujeme většinou hodinu času. Proč? Zaměstnanec se potřebuje aklimatizovat, vyhodnocuje mnoho věcí, aniž by si to uvědomoval. Potřebuje důvěru a bezpečí, za hodinu se adaptuje a otevře se nám. V pořádku je i 30 minutová schůzka, pokud máme s podřízeným otevřený vztah a dokážeme se oba na rozhovor efektivně připravit.
Můžete vyzkoušet i tzv. otevřené dveře. Jestliže budete chtít se zaměstnancem mluvit, dejte mu to vždy dopředu vědět. Současně mu dejte prostor, pokud by chtěl mluvit on s vámi. V dohodnutý pravidelný termín buďte v kanceláři a věnujte mu svůj čas.
* * * *
Teď už víte, k čemu je dobré osobní rozhovory vést a jak s nimi pracovat. V dalším článku se dozvíte, jak rozhovory organizovat, na co se ptát a na co nezapomenout.
Pro maximální využití potenciálu 1+1 však potřebujete porozumět i dalším oblastem, o kterých jsem dříve psala:
- komunikace bez konfrontace (Čím společně odstartujete konforntační rozhovor?)
- zpětná vazba – poskytovaná i dostávaná (Já mu to ale natřu, počkej!)
- aktivní naslouchání (Vím přesně, co mi chceš říct)