Řešíte ve firmě či kdekoliv jinde problém a máte pocit, že jste našli nejlepší řešení? Nebo jste dostali skvělý nápad, který chcete ostatním hned říct? Než se do toho vrhnete, promyslete si, jak to uděláte. Sdílením návrhů a myšlenek bez rozmyslu totiž může dojít k tomu, že se nesetkáte s nadšením, které jste očekávali. Pojďme si ukázat, jak se správně připravit na to, aby to vyšlo.
Jak NE
Dejme tomu, že jste finanční manažer přemýšlející o tom, jak snížit náklady na chod kanceláří. Po dlouhém přemýšlení vás napadne bezvadné řešení. Kdyby všichni chodili do práce v přezůvkách, mohli byste úklidové služby od externí firmy objednávat jen dvakrát měsíčně na místo dvakrát týdně. Dává vám to smysl? No jistě!
Netrpělivě čekáte na další poradu, až to budete moct všem kolegům oznámit. Jakmile přijde ten moment, vstanete a pronesete svůj výborný nápad před ostatními: “Mám takový návrh – co kdybychom tu od Nového roku začali všichni chodit v přezůvkách?”. Sotva to dopovíte, vidíte kolem sebe vyděšené obličeje kolegů, kteří právě přešli do modelu JAK NE.
Od lidí v modelu JAK NE uslyšíte pravděpodobně všechny možné argumenty, proč je váš návrh nereálný a nemožný. Většinou se stává, že ani nenajdete řešení k těmto argumentům. A tak se bohužel váš (možná i dobrý) nápad pomalu propadá do propadliště všech nápadů. Kde jste udělali chybu? Jsou vaši kolegové opravdu tak zkostnatělí a uzavření změnám?
Jak ANO
Pojďme se podívat pěkně od začátku na to, co byste mohli udělat, abyste svůj návrh podpořili a ještě lépe, aby uspěl. Nejprve je potřeba si uvědomit, jestli jde o návrh na změnu, nebo definitivní stanovisko. Rozdíl je v tom, zda jste ochotní v návrhu udělat nějaké změny (či od něj dokonce úplně upustit ve chvíli, kdy někdo přijde s lepším řešením), nebo jde o vaše stanovisko, které chcete ostatním jen předat.
Jestliže jste otevření změnám, odpovězte si na otázku: “Týká se tohle téma i ostatních?”. Pokud ne, možná jen potřebujete vaše řešení s někým probrat. Pokud ano, řešíte návrh na změnu a chcete, aby u ostatních prošel. Co pro to musíte udělat?
1. Vysvětlete své myšlenky
Když ostatním dáte možnost poznat vaše myšlenkové pochody, budou přemýšlet a tvořit s vámi. Díky tomu je vytáhnete z nechtěného modelu Jak NE.
Například: “Přemýšlela jsem nad tím, jak snížit náklady naší firmy. Řešení by bylo více, nicméně mě napadlo snížit náklady na úklidovou službu. Ta nám teď uklízí dvakrát týdně a stojí nás to přesně tolik. Zjistila jsem, že největším výdajem je úklid podlah, a tak jsem přemýšlela, co bychom mohli udělat proto, aby se podlaha nemusela mýt tak často. Napadlo mě začít nosit přezůvky. Ráda bych svou myšlenku dala jako návrh na změnu.”
2. Účast všech potřebných
Může se stát, že na plánované poradě nebudou zástupci všech oddělení. Zvažte, jestli s návrhem, který chcete prezentovat, raději nepočkat na meeting, kde nebude nikdo chybět. Pokud to nejde, pečlivě zapište vše, o čem budete mluvit. Klidně do newsletteru, na nástěnku, do e-mailu – kamkoliv. Zkrátka informovaní musí být všichni potřební.
3. Rozumí vám všichni?
Dohlédněte na to, že když už vás všichni vyslechli, tak opravdu pochopili všechno, co jste jim chtěli sdělit. Ověřit si to můžete třeba otázkami: “Co to pro vás bude znamenat? Jak se vás to dotkne?”. Jestli v případě přezůvek zazní, že musí jít všichni nahlásit číslo bot na personální oddělení, víte jistě, že vás nepochopili správně. Pak je potřeba kolegy provést vaší myšlenkou znovu a podrobněji.
4. Chtěná změna
Proč by zrovna ve vašem návrhu měli ostatní vidět smysl i pro sebe? Určitě ve vašem návrhu někteří uvidí rizika a bariéry. Můžou se třeba ptát “Kam si budeme odkládat boty, když přijdeme?”. Berte to jako důležitou zpětnou vazbu, protože čím více rizik a bariér zahrnete už do prvotního vysvětlení návrhu, tím větší potenciál v budoucnu návrh bude mít.
Abyste zjistili potenciál vašeho návrhu, ptejte se ostatních: “Co vám to přinese? V čem to pro vás bude výhodné?”. Pokud v našem případě uslyšíte odpovědi typu “aspoň se nemusím stahovat celý den v kozačkách” nebo “budu se tady cítit více jako doma” – váš návrh má potenciál.
Je možné, že v této chvíli přijde někdo s jiným řešením, nebo značnou úpravou vašeho návrhu. Pak je třeba projít celým procesem od začátku.
5. Realizace
Váš návrh už ostatní slyšeli, rozumí mu, vidí v něm smysl i přínos pro sebe – opravdu ho ale budou realizovat? Zhmotnit myšlenky a záměry bývá často to nejsložitější. Pomůže vám otázka “Jaký bude váš první krok?”. Když v případě našich přezůvek kolegové odpoví stylem, že si půjdou koupit nové přezůvky, jsme kousek od cíle ke zhmotnění našeho návrhu.
6. Důsledné dodržování
To, že si všichni koupí přezůvky a vezmou si je do práce ještě neznamená, že se přezují i zítra a pozítří. Kam tím mířím? Aby měl váš návrh dlouhodobý úspěch, je potřeba zavést kontrolní mechanismus. Měli byste si zodpovědět otázky typu: “Co uděláme pro to, abychom to dodržovali? Zavedeme to celé do systému? Je na to potřeba nějaký proces? Co se stane, když to nebudeme dodržovat?”.
* * * *
Pro odlehčení celého tématu jsem zvolila příklad s přezůvkami. Věřím ale, že si celý postup správného návrhu na změnu vyzkoušíte na reálném příkladu z vaší praxe. Budu ráda, když vám mé rady přinesou pochopení, přijetí a životaschopnost vašich návrhů a dobrých nápadů. Dejte mi vědět třeba na Facebooku, jak se vám podařilo návrh na změnu komunikovat u vás ve firmě.