V minulém článku jsme si přiblížili, proč je dobré se zaměstnanci vést pravidelné osobní rozhovory a jak se na ně připravit. Tentokrát se zaměříme na to, jak by takový jeden na jednoho měl vypadat.
Obsah a průběh rozhovoru
Schůzku plánujeme o samotě a na místě, které je pro obě strany bezpečné a ničím nerušené. Neměli bychom vynechat uvítání – zaměstnance přivítáme a řekneme, proč schůzku máme a co od ní očekáváme. Připravíme si dopředu vodu, nebo ji nabídneme po příchodu.
Při rozhovoru nejdříve mluvíme my, pak necháváme mluvit podřízeného. Děláme to hned z několika důvodů: necháváme prostor na klidnou aklimatizaci a vytvoření pocitu bezpečí, zaměstnance nestavíme do stresové situace (co mu asi tak jeho nadřízený chce sdělit, bude to něco nepříjemného?).
Při rozhovoru se ptáme na otázky, ke kterým potřebujeme znát odpověď. Projevujeme zájem o zaměstnance, udržujeme kontrolu nad výkonem, zadáváme úkoly na další období, bavíme se o stavu dříve zadaných úkolů a komunikujeme naše očekávání.
Příklady otázek nadřízeného:
- Jak se ti daří?
- Co jsi celý týden dělal?
- Co se ti povedlo?
- Co se ti nepovedlo?
- Je něco, co by vyžadovalo můj vstup? Mám někam zavolat nebo na něco odpovědět?
- Jaký máš pocit z nového klienta?
- Jak vnímáš nově příchozí zaměstnance?
- Co ostatní kolegové?
- Je něco, co tě zaujalo, nějaké novinky v oboru apod.?
- Čemu se chceš věnovat příští týden?
- Potřebovala bych, aby ses teď vrhnul (zaměřil) na tento úkol.
- Počítám s tebou v projektu XY.
Jakmile známe odpovědi, dáme prostor zaměstnanci. Časově bychom rozhovor měli rozdělit 50/50. Očekáváme, že zaměstnanec využije čas ke komunikaci jak pracovních témat, tak i těch osobních. Vyjadřuje, co mu nejde, co neumí, čemu nerozumí, čeho se bojí, kde vnímá rizika. V takových chvílích od nás očekává rady a doporučení.
Způsob komunikace
Po celou dobu 1+1 komunikujeme bez konfrontace, aktivně nasloucháme, poskytujeme bezpečnou a kvalitní zpětnou vazbu. Na závěr schůzku shrneme a zaměstnanci poděkujeme (za čas, otevřenost atd.).
Rušení termínů
Mnohdy se stává, že jsme zaneprázdnění a chceme ušetřit čas. Bohužel nás jako první napadá zrušení termínů 1+1 s podřízenými. Osobně doporučuji schůzky nerušit, spíše je přeložit, zkrátit, nebo třeba uspořádat online.
* * * *
Teď už máte kompletní návod, jak díky rozhovorům prohloubit a zlepšit vztah se zaměstnancem. Nezapomeňte ale, že pro maximální využití potenciálu 1+1 potřebujete porozumět i dalším oblastem, o kterých jsem dříve psala:
- komunikace bez konfrontace (Čím společně odstartujete konforntační rozhovor?)
- zpětná vazba – poskytovaná i dostávaná (Já mu to ale natřu, počkej!)
- aktivní naslouchání (Vím přesně, co mi chceš říct)